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15.04.2012

Investitionsgütereinkauf: Fünf Hebel zur Spitzenleistung

Der Einkauf von Investitionsgütern setzt in Zeiten sparsamer Budgets und drohender Kreditklemmen mehr voraus als das Vergleichen von Preisen. Welche Hebel zum erfolgreichen Einkauf führen, beschreibt der folgende Fachbeitrag.

Der Investitionsgütereinkauf hat erheblichen Einfluss auf den wirtschaftlichen Erfolg von Unternehmen. So beträgt der Anteil der Anschaffungskosten für Investitionsgüter am gesamten Beschaffungsvolumen durchschnittlich etwa 10%. Daneben werden durch den Investitionsgütereinkauf meist Folgekosten, zum Beispiel für Energie, Wartung, Reparatur und Betriebsstoffe in Höhe von etwa 5 bis 10% des gesamten Beschaffungsvolumens verursacht. Des Weiteren werden durch Investitionsentscheidungen die Produktivität sowie die technologische Leistungsfähigkeit eines Unternehmens auf lange Zeit beeinflusst. Dennoch hat der Professionalisierungsgrad des Investitionsgütereinkaufs in vielen Unternehmen noch nicht das erforderliche Niveau erreicht.

Herausforderung Investitionsgütereinkauf

Der Investitionsgütereinkauf sieht sich zahlreichen Herausforderungen gegenüber. So sind beispielsweise häufig bedingte Entscheidungen zu treffen, da neu zu beschaffende Maschinen oder Anlagen in der Regel in eine bestehende Umgebung integriert werden müssen. Dieser Umstand sollte in jeder Phase des Beschaffungsprozesses Berücksichtigung finden. Eine weitere Herausforderung betrifft die monetäre Erfolgsmessung beim Investitionsgütereinkauf. Da Investitionsgüter häufig unregelmäßig beschafft werden und folglich kein Vergleich mit historischen Preisen möglich ist, besteht die Schwierigkeit der Messung des monetären Beschaffungserfolges. Dieser Herausforderung ist mit geeigneten Verfahren und organisationalen Rahmenbedingungen der Savings-Messung zu begegnen.

Kapitalbindung. Die lange Nutzungsdauer von Investitionsgütern in Verbindung mit dem meist hohen finanziellen Einsatz führt zu einer hohen Kapitalbindung. Dies stellt besonders in der aktuellen Situation einer drohenden Kreditklemme eine besondere Herausforderung dar. Daher kommt der Vergabeentscheidung eine große Bedeutung zu, die aus ökonomischer Sicht durch geeignete Analysen compliance-sicher zu begründen ist. Da die technische Nutzungsdauer in vielen Fällen die wirtschaftlich sinnvolle Nutzungsdauer von Investitionsgütern übertrifft, empfiehlt es sich, regelmäßig Berechnungen des optimalen Ersatzzeitpunktes durchzuführen. Des Weiteren sind Investitionsgüter häufig mit entsprechenden Dienstleistungen, wie zum Beispiel Wartungen, verknüpft. Dies gilt es bereits beim Kaufentscheid zu berücksichtigen.

Neben den beschriebenen Herausforderungen birgt der Investitionsgütereinkauf ein hohes Potenzial. Folgende fünf Hebel können dazu bedient werden:

Hebel 1: Sicherstellung der tatsächlich erforderlichen technischen Spezifikation

Die Budgetfestlegung beim Investitionsgütereinkauf basiert häufig auf Erfahrungswerten oder teilweise auch auf punktuell eingeholten Angeboten. Die technischen Spezifikationen, die der Budgetermittlung zugrunde liegen, werden allerdings häufig durch Techniker ohne Einbindung der Einkaufsabteilung festgelegt. Ohne ein kritisches Hinterfragen sind Überspezifikationen die Folge. Ferner ergeben sich bereits in einer frühen Phase des Beschaffungsprozesses Abhängigkeiten von bestimmten Lieferanten und der Einkauf kann sein Verhandlungsgeschick nicht mehr einsetzen. Dabei liegt gerade hier ein großes Einsparpotenzial. Durch ein funktionierendes Zusammenspiel von Einkauf und Technik und eine Gewährleistung der Neutralität bei der Festlegung der Spezifikationen können die tatsächlich notwendigen Mittel in vielen Fällen stark reduziert werden.

Hebel 2: Realisierung von Einsparpotenzialen durch professionelle Nutzung der Einkaufsinstrumente

Der Beschaffungsprozess von Investitionsgütern ist überaus komplex. In der Phase bis zur finalen Auftragsvergabe kann durch die Nutzung klassischer Einkaufsinstrumente - wie zum Beispiel Lieferantenauswahl, Ausschreibungen, Verhandlungen - weiteres Potenzial realisiert werden. Um eine wirtschaftliche und technische Vergleichbarkeit der Angebote herstellen zu können, ist auf die Vollständigkeit der vorhandenen Unterlagen zu achten. Zudem sollten sich Techniker und Einkauf möglichst früh an einen Tisch setzen, um die Spezifikationen gemeinsam festzulegen.

Hebel 3: Straffes Projektmanagement zur Unterbindung von Nachträgen und Zeitverzögerungen

Ein häufiges Phänomen beim Investitionsgütereinkauf, nicht nur bei der öffentlichen Hand sondern auch bei privatwirtschaftlichen Unternehmen, betrifft nachträgliche Kostensteigerungen und Zeitverzögerungen. Gerade bei Produktionsanlagen sind zeitliche Verzögerungen oft mit sehr hohen Kosten verbunden. In dieser Phase kann der Einkauf durch eine Unterbindung von Nachträgen, eine gutachterliche Begleitung sowie ein funktionierendes Projekt- und Zeitmanagement zum Erfolg des Projektes beitragen.

Hebel 4: Berechnung der Total Cost of Ownership
    
In den meisten Fällen übertreffen Folgekosten die Anschaffungskosten beim
Investitionsgütereinkauf. Der Kaufpreis bei Investitionsgütern beträgt häufig lediglich zwischen 30% und 50% der gesamten Lebenszykluskosten. Daher ist es von großer Bedeutung die Folgekosten – wie Energie, Personal, Wartung und Instandhaltung - bereits bei jeder Kaufentscheidung zu berücksichtigen und im Rahmen einer Barwertbetrachtung zu bewerten. Da die technische Nutzungsdauer in vielen Fällen die wirtschaftlich sinnvolle Nutzungsdauer von Investitionsgütern übertrifft, empfiehlt es sich zudem, regelmäßig Berechnungen des optimalen Ersatzzeitpunktes durchzuführen.

Hebel 5: Etablierung eines durchgängigen Compliance Managements

Aufgrund der großen Anzahl an persönlichen Schnittstellen und des hohen Internationalisierungsgrades des Investitionsgütereinkaufs ist Compliance-Sicherheit von besonderer Relevanz. So sehen sich die beteiligten Akteure zahlreichen ethischen und rechtlichen Verhaltensrichtlinien gegenübergestellt. Dies betrifft nicht nur unternehmensinterne sondern auch externe Partner. Missachtet beispielsweise ein Lieferant gesetzliche Vorgaben oder soziale und ökologische Standards, können auch für das einkaufende Unternehmen Risiken entstehen. Unternehmen sind angehalten, die Planungs- und Budgetierungsprozesse sowie Vergabeentscheidungen im Investitionsgütereinkauf „prüfungskonform“ zu dokumentieren. Ein spezielles Compliance Audit kann helfen, Schwachstellen aufzuzeigen.

Ergo: Einkauf früh einbinden

Investitionsgütereinkauf hat für viele Unternehmen aufgrund der kurz- und langfristigen Kosten sowie des Einflusses auf die Wettbewerbsfähigkeit enorme Bedeutung. Angesichts der besonderen Eigenschaften der Investitionsgüter sowie des Beschaffungsprozesses steht der Einkauf dabei vor großen Herausforderungen. Um dennoch die finanziellen Potenziale beim Investitionsgütereinkauf ausschöpfen zu können, ist eine frühzeitige und tiefgehende Einbindung des Einkaufs unerlässlich.

Jens Hornstein, Partner, Kerkhoff Consulting GmbH
Prof. Dr. Erik Hofmann, Professor, Universität St. Gallen

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