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01.07.2015

Organisation – Strategisch einkaufen

In der Vergangenheit war der strategische Einkauf nicht unbedingt das Kernthema im Bankensektor, die Aufmerksamkeit galt vielmehr der Regulierung, dem Umsatz und der Kundengewinnung. Mittlerweile hat sich allerdings die Erkenntnis verbreitet, dass der Gewinn sehr gut auch durch eine Optimierung im Einkauf gesteigert werden kann. Reisen, Telekommunikation, Energieversorgung und Facility Management – nichts ist mehr vor dem Rotstift sicher. Eli Hamacher

Mit dem Thema Einkauf kennt sich Jürgen Kern bestens aus. Seit gut 13 Jahren beschäftigt ihn das Procurement. Jetzt steht er vor einer neuen großen Herausforderung. Zum 1. Januar 2015 hat ihn sein Arbeitgeber, die französische Großbank BNP Paribas, zum Chief Procurement Officer für Deutschland ernannt. Gleichzeitig ist Kern als „Global Program Manager“ für „Simple & Efficient Germany“ zuständig. In dieser Funktion soll der 47-lährige Einkaufsvorteile und effiziente Einkaufsstrukturen in einem Land schaffen, das für die Franzosen zu den Kernmärkten zählt und für das sie ein ehrgeiziges Ziel definiert haben. Um acht Prozent jährlich will die BNP in Deutschland künftig wachsen. Dafür strebt die 2013 gegründete Geschäftsführung, die seitdem für die Gesamtgruppe in Deutschland verantwortlich ist, eine bessere Verzahnung aller deutschen Gesellschaften an. Durch zahlreiche Übernahmen – zuletzt kam die Münchner Direktbank DAB Bank AG hinzu – gehören mittlerweile 13 Einheiten mit gut 4.200 Mitarbeitern zur Gruppe. Zu deren wichtigen gruppenübergreifenden Projekten zählt auch der zentrale Einkauf. „Besorgte bislang jede deutsche Tochter die Beschaffung meist in Eigenregie, sollen alle 13 Einheiten künftig stärker zusammenarbeiten“, unterstreicht Kern.

Seit Ausbruch der Finanzkrise eilen Deutschlands Banken von Stresstest zu Stresstest. Die rekordniedrigen Zinsen und regulatorische Eingriffe wie die steigenden Anforderungen bei der Eigenkapitalausstattung setzen alle Institute, egal ob private, genossenschaftliche oder öffentlich-rechtliche, massiv unter Druck. Doch sind nicht nur die Nachwehen des Lehman-Zusammenbruchs, die Banker zum Umdenken zwingen. „Der Wettbewerb um künftige Kunden wird mit einer Dynamik geführt, auf die viele Banken noch nicht ausreichend vorbereitet sind“, schreibt die Trendstudie „Bank & Zukunft“, für die das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation jährlich Führungskräfte aus dem Finanzsektor' befragt. Um im Konkurrenzkampf zu bestehen, müssen Banken kundenorientierter, innovationsfähiger, agiler und effizienter werden. Lösungen für diese Herausforderungen erhoffen sich die Institute unter anderem von technologischen und organisatorischen Ansätzen. Immer stärker rückt dabei jetzt auch der strategische Einkauf in den Fokus.

Markus Heidrich, Partner bei dem auf Einkauf und Supply-Chain-Management spezialisierten Düsseldorfer Beratungsunternehmen Kerkhoff Consulting, beobachtet ein Umdenken bei den Geldinstituten. „Bislang war der strategische Einkauf kein Fokusthema im Bankensektor, die Aufmerksamkeit galt viel mehr Umsatz und Kundengewinnung. Jetzt setzt sich aber in Vorstandskreisen die Erkenntnis durch, dass der Gewinn sehr gut auch durch eine Optimierung im Einkauf gesteigert werden kann.“ (siehe Interview) … (Auszug)

 

„Es kommt auf Empowerment an”

Markus Heidrich kam 2012 als Partner zur Kerkhoff Consulting, einem auf Einkauf, Beschaffung und Supply-Chain-Management spezialisierten Beratungsunternehmen. Zuvor hatte der heute 48-jährige Betriebswirt als Vice President bei der Frankfurter Unternehmensberatung Driving Growth Group internationale Projekte zur Kostenoptimierung und Effizienzsteigerung mit Schwerpunkt im Bereich indirekter Einkauf gesteuert. Zudem hat er Unternehmen in der strategischen Neuausrichtung beraten.

diebank: Wie stark ist das Thema strategische Einkaufsoptimierung bei Unternehmen insgesamt angekommen?

Heidrich: Die Industrie im Allgemeinen hat ihre Lernschritte von der Automobil- und Lebensmittelindustrie abgeschaut und überwiegend gemacht. Der Dienstleistungssektor hinkt hinterher. Allerdings liegen neben den Einkaufsersparnissen die größten Potenziale im Prozess.
Potenzial ist reichlich vorhanden – in der Industrie, wie im Dienstleistungssektor.

diebank: Wie gut haben die Banken ihren Einkauf im Griff?

Heidrich: Bislang war der strategische Einkauf kein Fokusthema im Bankensektor, die Aufmerksamkeit galt vielmehr Umsatz und Kundengewinnung. Banken sind aufgrund strenger Regularien in ihren Kernprozessen gut aufgestellt bzw. haben diese permanent im Fokus der Optimierung. In den angrenzenden Unternehmensprozessen besteht hingegen nicht selten erhebliches Entwicklungspotenzial.

diebank: In Anbetracht der angespannten Wettbewerbssituation müsste doch ein großes Interesse daran bestehen, diese Potenziale auszuschöpfen.

Heidrich: Der Einkaufsreifegrad, den wir als Berater im Blick unserer Arbeit haben, ist im Vergleich mit dem produzierenden Gewerbe nicht hoch ausgeprägt – unabhängig ob klein oder groß. Die großen privaten und öffentlich-rechtlichen Institute mit ihren dezentralen Strukturen haben die Synergiepotenziale grundsätzlich zwar erkannt, haben aber ihre Entwicklungsschritte noch zu gehen. In den einzelnen Niederlassungen bestehen oftmals „Herzogtümer“, die aufgrund anderer Prioritäten in den Kernprozessen noch nicht angegangen werden (können), wie wir oft hören.

diebank: Herzogtümer, die sich von niemand hereinreden lassen möchten?

Heidrich: Genau. In einem ersten Schritt muss deshalb Überzeugungsarbeit geleistet werden, um die Vorteile aus Prozesseffizienz und Einsparungen eines strategischen Einkaufs bekannt zu machen. In einem zweiten Schritt gilt es, die zentrale Einkaufsabteilung mit den Fachbereichen zu vernetzen. Erfolg hat dieses Vorgehen vor allem dann, wenn die oberste Führungsriege hinter dem Projekt steht. Wir achten in unseren Projekten besonders auf eine kontinuierliche interne Kommunikation, die Grundlage jeder Veränderungsbereitschaft und den Projekterfolg ist, da die Mitarbeiter mitgenommen werden müssen.

diebank: In welchen Bereichen lässt sich erfahrungsgemäß am schnellsten Einsparpotenzial realisieren?

Heidrich: Die Bereiche IT und Marketing sind naturgemäß die größten Kostenblöcke einer Bank, daher liegen hier die größten Potenziale. Gerade wegen der Kernkompetenz und des Fachwissens in diesen Fachbereichen sind aber Etablierung und Integration des strategischen Einkaufs als interner Dienstleister herausfordernd. Zudem bieten „der Bestellprozess“ und „die richtige Organisation“ einen elementaren Hebel für Effizienz und Einsparungen.

diebank: Was sind die wichtigsten Erfolgskriterien, damit die gewünschten Einsparungen tatsächlich erzielt werden?

Heidrich: Zunächst einmal muss allen Beteiligten klar sein, dass Veränderungsbedarf besteht und von der Führung des Unternehmens auch gewünscht wird. Nur wenn dann der zentrale Einkauf und die Fachabteilungen miteinander anstatt gegeneinander arbeiten, werden Einsparungen erzielt. Das überzeugendste Argument liefern immer Leuchtturmprojekte, die aufzeigen, was möglich ist.

diebank: Was sind die häufigsten Fehler, die gemacht werden?

Heidrich: Top-Down-Entscheidungen ohne Einbindung der Bedarfsträger ebenso wie Alleingänge einzelner Einkaufsabteilungen ohne Rückendeckung des Managements - beides führt zu Unverständnis und maximal kurzfristigen Veränderungen. Nachhaltigkeit ist dann nicht gegeben.

diebank: Kerkhoff begleitet auch viele Einkaufsprojekte bei Banken und arbeitet dabei eng mit den zuständigen Mitarbeitern zusammen. Wie gut sind diese für die komplexe Aufgabe qualifiziert?

Heidrich: Die Erfahrung zeigt: Kompetenz und Motivation sind vorhanden, es kommt auf „Empowerment“ an, also Managementunterstützung. Unsere Aufgabe ist es, durch begleitende Beratung die Motivation wieder herzustellen, Management, Einkauf und Fachabteilungen zusammenzubringen.

diebank: Welche Rolle spielt heute schon und künftig E-Procurement? Was kann die Digitalisierung hier leisten?

Heidrich: E-Procurement wird zunehmend wichtiger, auch bei Banken. Die Digitalisierung vereinfacht Bestell- und Kontrollprozesse im Einkauf. Nicht selten ist es aber so, dass es z. B. bereits elektronische Bestellkataloge gibt, diese aber wenig Akzeptanz bei den Mitarbeitern finden, da sie als zu kompliziert empfunden werden oder man mal wieder nicht das findet, was man sucht. Einmal aufgesetzt, müssen solche unterstützenden Systeme kontinuierlich gepflegt und an die sich wandelnde Bedarfsstruktur angepasst werden. Fachabteilungen und Einkauf müssen hier Hand in Hand arbeiten.

Herr Heidrich, vielen Dank für das Gespräch. Das Interview führte Eli Hamacher.

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