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07.11.2017

Procurement as a Service wirkt wie ein Zentraleinkauf

Einsparungen und Prozesseffizienz durch unternehmensübergreifende Bündelung -

Managed Services sind Leistungen, die ein externer Dienstleister flexibel für ein Unternehmen erbringt. Der Kunde profitiert von verbesserten Services und Kosten, wenn der Dienstleister seinen Job gut macht. In der IT-Branche ist dieses System längst etabliert. Storage-, Server- und Security-Infrastrukturen werden „as a Service“ zur Verfügung gestellt. Unternehmen kaufen keine Druckgeräte mehr, sondern Managed Print Services. Wo bislang Client-Hardware und On-premise-Software-Pakete beschafft wurden, bezieht man heute Managed Workplaces.

Das System der Managed Services funktioniert, denn Dienstleister können auf Grundlage von Service Level Agreements besser gesteuert werden, und die bezogenen Services sind jederzeit skalierbar. Zudem profitieren Unternehmen von einer Expertise, die sie selbst nicht vorhalten müssen, und greifen zugleich auf Leistungsbestandteile zu, die mit dem eigenen Bedarfsvolumen nicht abbildbar wären.

Potenzial bei den indirekten Bedarfen
Was sich in der IT-Welt etabliert hat, lässt sich erfolgreich auf Leistungen übertragen, die nicht zum eigenen Kerngeschäft gehören. Bestes Bespiel hierfür ist der Einkauf von indirekten Bedarfen, den sogenannten Indirects - im besten Fall vollständig abgewickelt über ein elektronisches Katalogsystem bei hoher Effizienz und compliancegerechter Prozesssicherheit. Die Beschaffung von Indirects passiert einfach irgendwie - sie ist immer ein gewachsener Prozess, der in jedem Unternehmensteil anders abgewickelt wird. Mangels Kapazität und strategischer Bedeutung wird die Beschaffung dieser Bedarfe oft irgendwo eben auch noch gemacht. Menschlich und einzeln betrachtet sicher auch nachvollziehbar, aber berücksichtigt man, dass indirekte Bedarfe in nahezu allen Unternehmensbereichen entstehen, teure Kapazitäten binden und hohe Prozesskosten bedeuten, verlieren Unternehmen hier Geld. Viel Geld, wenn man das unternehmensweite Potenzial konsolidiert. Nicht selten werden bis zu 20% der Gesamtkosten auf diese Art und Weise vergeben, zeigt die Erfahrung.

Synergieeffekte bei Fusionen und Übernahmen
Der Procurement as a Service-Ansatz (PaaS) setzt dort sinnvoll an, wo es nicht lohnt, eigene Ressourcen für Aufgabenstellungen vorzuhalten, die nicht zum Kerngeschäft zählen. Lieferantensuche, Lieferantenqualifikation, Marktbeobachtung, Rahmenvertragsgestaltung und Preisverhandlungen übernimmt der Dienstleister. Das operative Bestellwesen verbleibt im Unternehmen und wird bei reduzierten Prozesskosten fortwährend automatisiert. Der Dienstleister, der unternehmensübergreifend bündelt und mit entsprechender Marktmacht Kundenvorteile schafft, sorgt für eine Bedarfsdeckung zu Best-Preisen und höchstmöglichen Service-Leveln. Besonders interessant ist der PaaS für Unternehmenszukäufe und -fusionen, um Synergieeffekte zu heben, da indirekte Bedarfe oft identisch und weniger sensibel sind als Bedarfe, die unmittelbar ins Produkt einfließen. Die unternehmensübergreifende Bündelung und Realisierung entsprechender Vorteile ist sehr rasch mit überschaubarem Aufwand herstellbar und der Ansatz zum Managed Service wirkt hier wie ein schlagkräftiger Zentraleinkauf. Quickwins mit nachhaltiger Wirkung sind die positive Begleiterscheinung.

Weit mehr als Büromaterial
Nun denkt man rasch an Büromaterial, eine Warengruppe, bei der die meisten Bedarfsträger noch am ehesten die Austauschbarkeit anerkennen, aber es gibt zahlreiche weitere Bedarfe, die professionell aufgesetzt lukrative Einsparpotenziale bereithalten und die eigenen Mitarbeiter entlasten. Darunter fallen Leistungen von A wie Arbeitnehmerüberlassung über Fuhrpark Management und Bedarf an Verpackungsmaterial bis Z, wie Zusatzservices nach Individualvereinbarung. Neben hoher Qualität und einem attraktiven Preis in den jeweiligen Warengruppen sollte PaaS auch den effizienten Beschaffungsprozess als Zielsetzung fokussieren. Effizient ist ein Prozess dann, wenn er weitgehend automatisiert ist. Kleinstbedarfe kosten im Bestellprozess rasch 100 EUR und mehr. Dieser Sachverhalt ist nicht neu, aber noch immer wertvernichtend. Es gilt einen digitalisierten Purchase to Pay-Prozess sicherzustellen, Gerade hier bieten Managed Service-Anbieter eine weitere Stärke für Unternehmen, die noch keine Kataloglösung im Einsatz haben.

Der Managed Service-Dienstleister stellt sowohl Plattform als auch entsprechende Lieferanten mit Kataloganbindung ohne immensen Investitionsaufwand in rascher Zeit bereit. Eine standardisierte Implementierung spart dabei Kosten, Mühen und sichert den Erfolg. Dank des Einsatzes von Cloud-Lösungen können weitere Unternehmensteile rasch angebunden werden, ohne dass Systemkompatibilitäten erforderlich sind oder teure Hardware anzuschaffen ist. Standardschnittstellen in das eigene ERP-System bieten entsprechende Flexibilität.
Unternehmen, die bereits eine eigene Kataloglösung im Einsatz haben, werden ebenso über standardisierte Schnittstellen rasch angebunden.

Fazit
Managed Service funktioniert nicht nur in der IT-Welt, sondern bietet insbesondere im indirekten Einkauf ein lukratives Optimierungspotenzial bei gleichzeitiger Entlastung der eigenen Mitarbeiter. Eine zeit- und kostenintensive Einzelanbindung kann entfallen, sodass rasche Ergebnisse möglich werden. Nicht zuletzt bietet PaaS ein unternehmensübergreifendes Bündelungspotenzial mit Vorteilen für Preis, Leistung und Prozess.

Johannes Kobbeloer
ist strategischer Einkäufer bei Kerkhoff Negotiate & Contract (KNC). Seit über sieben Jahren ist er in verschiedenen Positionen im strategischen Einkauf tätig, unter anderem in der Beschaffung von Dienstleistungen und Industriebedarfen auf internationaler Ebene.

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