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08.11.2010

Schlüsselfaktor Einkauf

Die Optimierung von Einkaufskosten ist der schnellste Weg zur Ertragssteigerung, ohne dabei Nachhaltigkeit und das Vertrauen der Kunden aufs Spiel zu setzen. Im Gespräch mit den Experten von Kerkhoff Consulting wird der wesentliche Punkt deutlich: Vorausblickende Unternehmer machen dieses Thema zur Chefsache!

Vor allem mittelgroße und kleine Firmen kaufen zu teuer ein. Bis zu einer Umsatzgröße von 100 Millionen Euro gelingt es den wenigsten, Einkauf und Beschaffung effizient aufzustellen. Gerade in der Zeit nach der Krise verschenken die Unternehmen damit Chancen. „Der Einkauf ist der wertvollste Kostenhebel, weil auf keine andere Art Einsparungen schneller realisiert werden können“, weiß Gerd Kerkhoff, Geschäftsführer der Kerkhoff Consulting GmbH. Ist der Einkauf jedoch effizient strukturiert, könnten Unternehmen des produzierenden Gewerbes zwischen 8 und 12 % sparen.

Ausschreibungen als wirkungsvoller Hebel
Die Finanzkrise hat zwar die Verhandlungsmacht der Einkäufer gestärkt, aber die wenigsten können das Sparpotenzial abrufen. Denn viele Firmen haben die Arbeitszeiten im Bereich Beschaffung reduziert oder erfahrene Sachbearbeiter entlassen. Jetzt sind  zu wenige an Bord, oftmals die Mitarbeiter zudem unzureichend qualifiziert. Ausschreibungen als eine der wichtigsten Möglichkeiten, die Kosten zu senken, werden deshalb zu selten organisiert.

Und falls das doch passiert, kommen zu wenig neue Lieferanten ins Spiel. In 20% der Ausschreibungen findet sich kein einziger neuer Lieferant. Hinzu kommen unzureichend organisierte Prozesse. Die wenigsten Firmen leisten sich einen Einkaufsvorstand, sondern unterstellen die Beschaffung dem Produktionsleiter. Der legt den Fokus aber in erster Linie auf die Qualitätsansprüche. „Besser ist es, wenn die Einkäufer direkt an den Geschäftsführer oder an den kaufmännischen Leiter berichten“, so Kerkhoff weiter,

Recht schnell mehr Ertrag
Während Maßnahmen wie ein Stellenabbau erst mit erheblicher Verzögerung bilanzwirksam werden, bringt die Optimierung der Einkaufskosten sehr zügig ein Plus beim Ertrag. Allzu hartnäckig verhandeln weitsichtige Unternehmen allerdings nicht mit ihren Lieferanten um den Preis. Denn wichtig ist auch das Thema Nachhaltigkeit. Die Chefs schauen genau bin, wie umwelt- und sozialverträgllch ihre Lieferanten arbeiten, um das Vertrauen der Kunden nicht aufs Spiel zu setzen. Oder sie versuchen, durch langfristige Lieferantenbeziehungen auszuschließen, dass aufgrund zu großen Preisdrucks schlechte Qualität geliefert wird.

„Wir wollen nachhaltige Partnerschaften mit unseren Lieferanten aufbauen. Das kann aber nur funktionieren, wenn keiner zu gierig wird“, sagt Georg Sasse, Leiter des strategischen Einkaufs bei der Krone-Gruppe. Der Produzent von Landmaschinen hat deshalb für alle Warengruppen spezielle Schlüssellieferanten definiert, die aufgefordert waren, Konzepte und Ideen zu liefern, wie beide Seiten effizienter und preisgünstiger zusammenarbeiten können. „Qualität, Preis und Liefertreue müssen ineinandergreifen“, sagt Sasse. Der billigste sei nicht unbedingt der Ideale Lieferant. „Dafür wissen wir genau, wer uns was liefert, haben  so eine bessere Kontrolle über den gesamten Bestellprozess und können Qualitätsprobleme beiden Kunden weitgehend ausschließen“, so Sasse. Wie wichtig solch ein weitsichtiges Denken ist, zeigt das Debakel um die Rückholaktionen von Toyota.

Die reine Bestelltätigkeit verlagerte Krone in die Logistikabteilung, damit sich die Einkäufer auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können. Die Spezialisten des Unternehmens lernten Verhandlungstricks, indem sie mit den Kerkhoff-Beratern einheitliche Standards zur Gesprächsvorbereitung erarbeiteten. Mit Daten zur Preisentwicklung von Produkten, Rohstoffen oder auch den Umsätzen die die Firma mit dem jeweiligen Lieferanten macht, sind die Einkäufer heute deutlich besser gewappnet und verhandeln auf Augenhöhe. Ein neu eingeführtes Beschaffungscontrolling stellt zudem eines sicher: Die Beschaffer erhalten  alle Informationen die sie für ihre Entscheidungen benötigen. „Die Preise bewegen sich immer schneller. Deshalb Ist es für uns entscheidend, zur richtigen Zeit aktiv zu werden“, sagt Sasse. Bei Krone hat sich das neue Preismanagement zügig ausgezahlt. Rund 10% seien im ersten Jahr eingespart worden. Jetzt, wo die Rohstoffpreise wieder deutlich anziehen, kann es viele Mittelständler kalt erwischen. Sasse von Krone reagiert da eher gelassen: Er hat schon bewiesen, dass er Einkaufskosten sehr erfolgreich senken kann.


So sinken die Kosten im Einkauf
Wie Firmen bei der Beschaffung am besten sparen bringt, Gerd Kerkhoff auf den Punkt:

  • Klare Ziele für die Einkaufsstrategie zwischen Geschäftsführung und dem Bereich Beschaffung festlegen.
  • Alle zu bestelenden Artikel in Warengruppen einteilen, um gezielter mit Lieferanten verhandeln zu können.
  • Die nötigen Produkteigenschaften mit den firmeneigenen Technikern klären, damit wunschgemäß geliefert wird.
  • Regelmäßig neue potenzielle Lieferenten einbeziehen, um gute Qualität zu angemessenem Preis zu bekommen.
  • Angebote im Detail auswerten und erfassen. So lassen sich die Logistikkosten korrekt bewerten.
  • Material-, Fertigungs- und Veredelungskosten der zu kaufenden Ware ermitteln, um Kostentreiber auszumachen.
  • Konditionen vertraglich sichern, indem Liefer- und Zahlungsabsprachen Teil der Preisvereinbarung werden.

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